Volcán Nevado Flota
Volcán Nevado Flota es una plataforma web interna desarrollada para digitalizar la gestión de una flota de más de 100 vehículos y maquinaria pesada. El sistema reemplazó procesos manuales basados en papel, hojas físicas y múltiples archivos Excel por un sistema centralizado con acceso en tiempo real desde cualquier dispositivo. Hoy está en uso activo por 17 personas dentro de la organización.
Origen del proyecto
Este proyecto no fue encargado ni solicitado. Nació en febrero de 2026 cuando comencé a trabajar como Planificador de Taller en Volcán Nevado y me encontré con un problema cotidiano: identificar rápidamente un vehículo dentro de una flota de más de 100 equipos requería buscar en múltiples archivos, preguntar a otras personas o recorrer documentación física. Como solución inmediata, construí una herramienta simple para mí mismo que permitía buscar vehículos por patente o número interno.
Al poco tiempo el jefe de taller y algunos mecánicos conocieron la herramienta y la reacción fue inmediata — querían algo así para todos. Eso marcó el punto de inflexión: de una solución personal a un sistema pensado para un equipo real con necesidades distintas.
El problema
La gestión de la flota operaba completamente en papel y Excel. Los datos estaban dispersos entre múltiples archivos sin una fuente centralizada de información. Las mantenciones se registraban manualmente en hojas físicas que podían perderse o llenarse de errores. No había forma de saber en tiempo real qué vehículos tenían mantenciones vencidas sin revisar cada registro individualmente. El expeditor necesitaba acceder a documentación vehicular entrando a sistemas lentos con múltiples pasos. Los mecánicos no tenían visibilidad sobre el historial de un vehículo antes de intervenir. Todo dependía de personas específicas que guardaban la información en su cabeza o en archivos propios.
De Excel a un sistema centralizado
Antes de la plataforma, la gestión diaria de la flota se veía así: múltiples hojas de Excel abiertas simultáneamente, cada una con información parcial, sin relación directa entre sí, y sin ninguna alerta automática de vencimientos.
El mismo espacio de trabajo hoy: una sola pantalla, un solo sistema, información centralizada y alertas visuales que eliminan la necesidad de revisar manualmente cada registro.
Usuarios del sistema
Antes de construir cualquier módulo nuevo, el proceso fue conversar con cada tipo de usuario para entender qué necesitaba específicamente. El sistema tiene hoy cuatro perfiles de usuario con necesidades distintas.
Mecánicos | 9 usuarios. Necesitan registrar mantenciones rápido, sin fricción y sin depender de papel. El sistema autocompleta su nombre en cada registro para reducir pasos repetitivos. Solo ven la información relevante para su trabajo.
Expeditor | 1 usuario. Necesita acceder a documentación vehicular de forma inmediata, especialmente cuando debe salir a terreno. Antes usaba un sistema institucional lento con múltiples pasos. Ahora accede a la carpeta de documentos de cada vehículo en un clic.
Jefe de Taller | 1 usuario. Necesita visibilidad completa del estado de la flota, alertas de mantenciones vencidas y acceso al historial de intervenciones por vehículo.
Prevencionistas y asesora de división | 6 usuarios. Necesitan acceso a documentación de permisos, revisiones técnicas y datos operacionales para gestión y cumplimiento normativo.
Arquitectura por roles
A diferencia de un sitio con navegación fija, este sistema cambia según quién ingresa. Se mapeó la navegación pensando en qué necesita ver cada rol y qué debe permanecer oculto para reducir sobrecarga de información.
Decisiones de diseño clave
Cada módulo del sistema nació de una conversación real con los usuarios, no de suposiciones. Estas son las decisiones de diseño más relevantes y por qué se tomaron.
Código de colores en mantenciones.
El módulo de mantenciones usa rojo para alertar como mantención vencida, amarillo para próxima mantención y verde para los que están al día. Un mecánico o jefe de taller puede entender el estado de toda la flota en segundos sin leer un solo número.
Autocompletado del nombre del mecánico.
El usuario ingresa su nombre una vez en su perfil y el sistema lo autocompleta en cada registro de mantención. Elimina un paso repetitivo que generaba errores y pérdida de tiempo en cada intervención.
Botón «Ver carpeta» en cada vehículo.
Cada vehículo tiene un enlace directo a su carpeta de documentos en Google Drive. Esta funcionalidad nació al observar que el expeditor constantemente solicitaba documentación vehicular, perdiendo tiempo accediendo a sistemas lentos con múltiples pasos. La solución fue crear acceso directo desde cada vehículo a su carpeta correspondiente.
Sistema de roles.
Los mecánicos solo ven lo que necesitan para su trabajo. Los prevencionistas acceden a documentación sin ver módulos de mantención técnica. Reducir la información visible por rol elimina confusión y sobrecarga de información.
Filtros por faena.
La flota opera en distintas zonas: Calama, Distrital y Limón Verde. El expeditor y el jefe de taller pueden filtrar por faena para tomar decisiones operacionales sin revisar vehículo por vehículo.
Evolución del diseño
El diseño de las tarjetas de vehículos no fue el mismo desde el inicio. La primera versión priorizaba mostrar la mayor cantidad de información posible, pero en el uso real esto generaba lectura lenta y sobrecarga visual, especialmente para los mecánicos que necesitaban identificar un vehículo en segundos. Con el feedback del uso diario, las tarjetas se rediseñaron para priorizar la información esencial primero, como el número interno y patente de cada vehículo, dejando el resto como contexto secundario.
El sistema en uso
Impacto real
El sistema pasó de ser una herramienta personal a una plataforma usada diariamente por 17 personas. Los procesos que antes dependían de papel y memoria ahora tienen registro digital, trazabilidad y visibilidad en tiempo real. Las mantenciones vencidas se detectan automáticamente sin que nadie tenga que revisar manualmente. El expeditor redujo significativamente el tiempo de acceso a documentación vehicular. Los mecánicos registran intervenciones desde su celular directamente en terreno.
Actualización – Dashboard operacional
Este mes de Julio se incorporó un dashboard de resumen operacional, dando visibilidad inmediata del estado general de la flota sin necesidad de revisar módulo por módulo. Este desarrollo refleja la naturaleza iterativa del proyecto: el sistema sigue evolucionando en base al uso real y las necesidades que van surgiendo en el día a día.
Mi rol
Fui responsable de todo el proceso de producto: identificar el problema, definir los módulos necesarios, diseñar la experiencia de cada tipo de usuario, tomar las decisiones de interfaz y validar cada funcionalidad con los usuarios reales en terreno. El sistema nació y creció a partir de conversaciones directas con mecánicos, el expeditor y la jefatura, iterando en base a feedback concreto de uso real.
Estado actual
El sistema está en producción y uso activo. Actualmente convive con algunos procesos en papel durante la fase de transición digital, validando en terreno antes de reemplazar completamente los flujos anteriores.